A dokumentum kezelés területén számos, az SAP-DMS (Document Management System) moduljában megvalósított megoldást dolgoztunk ki, mint szerződéskezelés és nyilvántartás, vagy a műszaki dokumentumok nyilvántartása. Forduljon hozzánk bizalommal olyan logisztikai problémák megoldásával, mint:

	Beszerzési megrendelési igény engedélyezése
	Szállítói számlák jóváhagyása
	Szerződéskezelés és nyilvántartás
	Műszaki dokumentumok nyilvántartása
	Rendelés-visszaigazolások automatizálása

 Konkrét megvalósítási példákat és esettanulmányokat itt talál: Referenciák

Beszerzési megrendelési igény (BMig) engedélyezése

Számos vállalat szembesül a beszerzési igények engedélyezésének problémáival. Amíg a folyamat nincs az üzleti rendszerben elektronikusan felépítve, addig az igények papíron kerülnek összegyűjtésre és feldolgozásra: így nem csak elkallódhatnak, de lassú az információcsere és a visszacsatolás, sőt az is nehezen követhető, hogy az összegyűlő igények beleférnek-e az adott költséghelyhez rendelt keretbe.
Amennyiben beállításra kerül egy-egy engedélyezési stratégia az SAP rendszerben, azt mégsem veszik használatba teljesen: egyrészt mert a vállalat folyamatszabályozása ezt nem teszi kötelezővé, másrészt mert az engedélyezői körbe bevont vezetők nem mindennapi használói az SAP rendszernek, így nem értesülnek megfelelő időben az engedélyezésre váró beszerzési igényekről. Jól szervezett folyamatkezelés nélkül ennek kiküszöbölése jellemzően verbálisan történik, és nem az SAP rendszer által támogatottan.

A Creative 4U megoldást kínál valamennyi felmerülő problémára. A folyamat teljes körű megtervezésén és kialakításán túl ismerjük a lehetséges buktatókat, és tudjuk, miként lehet azokat eredményesen áthidalni. A hatékony BMig stratégia megvalósításához persze elengedhetetlen a szervezet támogatása, valamint annak biztosítása, hogy valamennyi szereplő – akár az SAP-t nem használó is – szervesen kapcsolódni tudjon a munkafolyamatba.

A beszerzési igények engedélyezése történhet on-line és off-line módon. Bármelyik kerül megvalósításra, mindenképpen javasolt a folyamat automatizálása annak átláthatósága és gyorsítása érdekében.

Az on-line engedélyezés során az SAP rendszerben egységes, egyformán kialakított egy- vagy többszintű eljárás segíti a jóváhagyást. A folyamat a beszerzési igény (BMig) létrehozásával kezdődik, ekkor indul el automatikusan a workflow. A jóváhagyás tételenként is történhet más-más engedélyezővel A kontírozási objektumonként meghatározásra kerülő jóváhagyó a döntési lépésről workflow feladatban értesül. Megtekinti a bizonylatot, s ezt követően dönthet: elfogadhatja, elutasíthatja, vagy visszaküldheti módosításra.
A jóváhagyó figyelmeztetésére többféle lehetőség létezik, és többszintű megoldás alakítható ki: e-mailben, SMS-ben, alkalmanként vagy akár napi rendszerességgel emlékeztethető a várakozó feladat elvégzésére.
Több engedélyező esetén a rendszer valamennyi jóváhagyó válaszát figyeli. Amennyiben mindenki elfogadta a BMig-t, az a beszerzési megrendelés létrehozóhoz kerül, aki workflow-n kívül elkészíti a megrendelést. Mellette a beszerzési igény létrehozója egy értesítő SAP levelet kap a BMig elfogadásáról.
Elutasítás esetén az igény adott tétele törlésre kerül. Több jóváhagyó illetve tétel esetén egy elutasítás nem jelenti az egész BMig elutasítását.
Amennyiben az igény rossz jóváhagyóhoz kerül, a BMig visszaküldhető módosítási kéréssel. A módosítási kérelemhez minden esetben indoklás szükséges.

Magasabb verziójú SAP rendszereknél megvalósítható az igények off-line kezelése is. Ekkor workflow támogatással az SAP rendszerből egy interaktív, digitálisan védett dokumentum generálódik a beszerzési igény létrehozása után, mely e-mail üzenetben kerül elküldésre az alkalmazott stratégia alapján kiválasztott felelős számára. A form visszaküldése, és SAP rendszerbe való beérkezése után a workflow a szabályok szerint folytatódik, például megtörténik a korábban létrehozott beszerzési igény engedélyezése vagy törlése a felelős döntésének függvényében.

A beszerzési igény engedélyezésének workflow támogatása révén gyorsabbá, nyomon követhetővé és ellenőrizhetővé válik az üzleti folyamat végrehajtása, és egyszerűsödik a szabadságolások és helyettesítések kezelése.

Szállítói számlák jóváhagyása

A beérkező számlák igazoltatási folyamatának automatizálását előbb-utóbb minden vállalat kialakítja SAP környezetben, hiszen papír alapon nagyon nehézkes az igazolás, a dokumentumok esetleges többszöri továbbküldésével, különösen ha a vállalatnak több telephelye is van.
Alapvető kihívás, hogy a számlát iktató, rögzítő, a (műszaki) teljesítést igazoló, s a kifizetést engedélyező szereplők együttes, összehangolt és egymásra épülő munkájára van szükség egy-egy számla kifizetéséhez. S az is előfordulhat, hogy egy szereplő egy adott számla esetében akár több személy is lehet. Ezáltal a „manuális” jóváhagyási folyamat nagyon elhúzódhat, követhetetlenné válhat, esetleg még el is kallódhat a szállítói számla.

A jóváhagyás szempontjából nem lényegbevágó, hol történik meg a számla iktatása – SAP rendszeren belül vagy kívül –, azonban a számla (korai vagy kései) szkennésére és archiválásra a folyamat papírmentesítése és gyorsítása érdekében mindenképpen szükség van. Ezáltal a számlaképek csatolása és megjelenítése lehetővé válik a releváns SAP bizonylatokról (FI vagy MM számla) az elektronikus engedélyezési folyamat során.

A számla rögzítése előtt a könyvelő ellenőrzi, hogy tartozik-e beszerzési megrendelés (BMeg) az adott számlához. Amennyiben igen, egy MM előrögzített bizonylatot hoz létre a beszerzési megrendelés csatolásával, amennyiben nem, FI előrögzített bizonylatot hoz létre. Magasabb fokú automatizáció esetén a számla bizonyos adatai már a szkennelési folyamat során kiolvashatók és importálhatók az SAP rendszerébe, csökkentve ezzel a kézi adatbevitelt és az ebből fakadó hibalehetőségeket. A jóváhagyási folyamat az előrögzített számla mentésével indul.
MM illetve FI számla rögzítése esetén is a számla képének és adatainak összekapcsolása a számlához tartozó vonalkód alapján történik automatikusan a háttérben.
A könyvelő döntése, hogy a szervezeti szabályozásnak megfelelően (mely meghatározza, hogy mikor aláírás-köteles egy számla) elindítja-e a jóváhagyási workflow-t, hiszen ha közvetlenül lekönyveli az FI illetve MM számlát, pusztán a szkennelt számlakép automatikus hozzárendelése történik meg. Ez esetben háttérfolyamat ellenőrzi a számlaadatok egyezőségét a kapcsolódó bizonylatokkal (árubeérkezés, teljesítés igazolás) s a tolerancia határ átlépése esetén fizetési zár beállításával van lehetőség a számla blokkolására, illetve egy ellenőrzési folyamat elindítására az SAP workflow rendszerében.
A számla jóváhagyása történhet egy lépésben, a kifizetés engedélyezőjének automatikus vagy manuális kiválasztásával, illetve több lépésben is, a teljesítés igazoló vagy műszaki ellenőr bevonásával. A jóváhagyó a számla ellenőrzése után dönt a számláról: elfogadhatja, elutasíthatja vagy visszaküldheti. Ha csak részlegesen tartozik hozzá a számla, akkor a rendszer a többi jóváhagyó válaszát is figyeli, s valamennyi engedélyezését követően kerül csak vissza a számla a könyvelőhöz. Elutasítás esetén indoklást kell írnia a jóváhagyónak, melyet a könyvelő megkap. Több jóváhagyó esetén egy elutasítás is az egész számla elutasítását eredményezi. A könyvelő az elfogadott számlát könyveli, az elutasított számlát pedig visszaküldi a szállítónak, „törölve” státusszal megjelölve az SAP előrögzített bizonylatot.

Ezen komplex folyamatok megvalósításában készséggel segíti Önt a Creative 4U. Megoldásunkkal a számlák utaztatása megszűnik, a folyamat nyomon követhetővé válik, a fennakadások kiküszöbölhetők.

Szerződéskezelés és nyilvántartás

A szerződéskezelés és nyilvántartás biztosítja a szállítói szerződések előkészítési és jóváhagyási workflow folyamatának megvalósítása mellett a vállalatban már meglévő, és jövőben keletkező szerződések egységes és központi nyilvántartását. Az SAP-n belüli megoldás lehetővé teszi, hogy a szerződések teljes életciklusa során keletkező SAP bizonylatok közvetlenül kapcsolódjanak a megfelelő szerződésekhez. A szerződéskezelés illetve a nyilvántartás két különböző, de egymáshoz szorosan kapcsolódó és egymást részben átfedő működési területet jelent.

Önmagában a szerződés-nyilvántartás statikus iktatókönyv kialakítását jelenti az SAP-DMS moduljában, melyben a különböző szerződések ügyfél által definiált leíró adatai rögzítésre (nyilvántartásra) kerülnek, az eredeti dokumentumok egyidejű csatolása mellett. Ez két formában történhet: a papír alapú aláírt szerződések szkennelést (digitalizálást) és tárolást követően, míg az elektronikus formátumú dokumentumok fájlként kerülnek csatolása az SAP DMS objektumaihoz (akár párhuzamosan is). Maga a tényleges szerződés, a csatolmány az SAP-hoz integrált archiváló rendszerben kerül tárolásra.

Az SAP-DMS összetett funkcióival erőteljes megoldást kínál a dokumentumok logikai rendszerezésére. Képességei megfelelően támogatják a szerződés-nyilvántartás kialakítását is, beleértve az egyedi szerződésazonosítást, az SAP törzsadat-objektumok (pl. ügyfél, anyag, eszköz) és egyéb bizonylatok csatolását, a szerződések osztályozását különféle ismérvek alapján (pl. jogi kategóriák: megbízási, vállalkozási; mintaszerződések, stb.), dokumentum-hierarchia kialakítását (pl. keretszerződések és kapcsolódó további szerződések áttekinthető struktúrába szervezése), és széles körű keresési és listázási lehetőségeket akár a csatolt állományokban is, stb. Mindez elősegíti a szerződések bármilyen célból történő egyszerű előkereshetőségét (pl. ellenőrzések).

A szerződéskezelés túlmutat a nyilvántartáson, és biztosítja a szerződés végigvitelét és kezelését teljes életútján keresztül, a keletkezésétől mindaddig, amíg a szerződés hatályban van. A folyamat megvalósítása az SAP-DMS nyújtotta széleskörű lehetőségekkel történik, melynek meghatározott lépéseit az SAP Business Workflow támogatja. Az elektronikus szerződéskezelés a papír dokumentumokra vonatkozó, meglévő vállalati szabályzást veszi alapul és ülteti át az SAP rendszerbe, igazítva azt az újabb üzleti elvárásokhoz és a felhasználhatóság követelményeihez.

A szerződés életciklusa során számos – a dokumentumkezelésben rögzítendő, adott sorrendiségű – mérföldkő határozható meg (pl. tervezet, hatályos, megszűnt, meghiúsult, stb.). Ezt a funkciót a státuszmenedzsment teszi lehetővé. A státuszok státuszhálóba szervezhetők, biztosítva ezzel a szerződések életciklusának szabványos körülmények között történő kezelését.

A szerződés életútjának első fontos szakasza a szállító kiválasztásától az aláírásig tartó folyamat. A szerződések előkészítését és jóváhagyását az SAP Workflow eszközei támogatják, melynek keretében többszintű ellenőrzési és jóváhagyási procedúra valósítható meg. A szerződéstervezetek elektronikusan csatolódnak a nyilvántartáshoz, majd workflow lépéseken keresztül megjegyzéseket, véleményeket lehet hozzáfűzni, el lehet utasítani illetve jóvá lehet hagyni a szerződéstervezetet. A várakozó workflow-feladatról értesítő küldhető az érintett félnek. Az előkészítés és jóváhagyási procedúra során lehetőség nyílik a külső elbírálók, véleményezők szerves integrálására is (pl. jogi osztály, stb.).

A hatálybalépést követően megkezdődik a szerződés teljesítésének időszaka. Idővel a szerződések terjedelme, érvényessége, vagy bármely lényeges eleme módosulhat illetve kiterjesztésre kerülhet – mindezt a rendszer szabványos módon a dokumentumverziók kezelésével támogatja. A szerződésverziók és módosítások megvalósítása részben folyamat-meghatározás, részben ennek az SAP-DMS-ben való pontos követése. Akkor javasolt a rendszerben új verzió felvitele, amennyiben az aláírt papír-alapú szerződés módosul. A nyilvántartásba vétellel egyidejűleg csatolásra kerül az aláírt szerződésmódosítás is. A szerződések különböző verziói egymástól függetlenül kerülnek nyilvántartásra, de az eredeti dokumentum azonosítószámának megtartása biztosítja az eltérő verziók összerendelését.

A szállítói szerződések nyilvántartásának kialakításához szorosan kapcsolódhat a teljesítést igazoló dokumentumok, a beérkező számlák, vagy bármely más (a szerződésekhez kapcsolódó) dokumentum külön nyilvántartása szintén az SAP-DMS moduljában. Lehetőség van a számlák szerződések alapján történő rögzítésére, és a szerződések keretösszegeiből a már számlázott és a fennmaradó összegek folyamatosan ellenőrzésére.

Célszerű vállalat vagy vállalatcsoport szinten egységes elveken működő, teljes körű, központi szerződés-nyilvántartási koncepciót kidolgozni és megvalósítani. Ennek lényeges elemei a teljes vállalati szerződésállományra kiterjedő nyilvántartás és archiválás, a csoport szintű szerződésazonosítás, az egységes nyilvántartási adatok meghatározása, és a szerződések életciklusának szabályozott módon történő követése és kezelése. Különböző vállalati SAP rendszerek között IDOC vagy XI alapú kommunikációs megoldás szolgálhat a nyilvántartások szinkronizálására.

A szerződésekhez való hozzáférés a szervezeti hierarchiához illeszkedő, összetett jogosultsági rendszerrel szabályozható, mely minden esetben a vállalat belső előírásaira épül. Ehhez az SAP-ban létező alapvető jogosultsági rendszer továbbfejlesztésre kerül, az egyes osztályok, szervezeti egységek hozzáférési jogainak kialakításával. A rendszer megkülönbözteti csak a nyilvántartási adatokhoz, illetve a csatolt szerződésekhez való hozzáférési jogosultságokat, vagy az egyes felhasználói csoportoknak engedélyezett tevékenységeket (megjelenítés, módosítás, törlés. stb.). Különféle titkosítási szintek is megvalósíthatók, melyek révén a titkosított dokumentumokat csak meghatározott kör (pl. a legfelső vezetés) érheti el.
Az SAP riportkészítési lehetőségei biztosítják az aktív szerződésekről a kívánt kimutatások elkészítését.

A szerződés-nyilvántartási és kezelési megoldás kialakítását az ügyfél vállalati folyamatainak feltérképezése és elemzése, és részletes koncepcióterv kidolgozása előzi meg.

Műszaki dokumentumok nyilvántartása

A műszaki dokumentumok nyilvántartása és kezelése a karbantartási folyamatok (SAP PM modul) során használt és keletkező dokumentumok biztonságos és központi tárolását teszi lehetővé az SAP-DMS moduljában. Főként az ipai közép- és nagyvállalatoknál igen jelentős mennyiségű műszaki dokumentum létezik illetve készül a napi karbantartási feladatok ellátása során, melyek áttekinthető struktúrába szervezett nyilvántartása, archiválása, és könnyed előkereshetővé tétele elengedhetetlen a műszaki berendezések biztonságos üzemeléséhez és az előírásoknak megfelelő működéshez. Ilyen dokumentumok többek között a gépkönyvek, műszaki rajzok, kezelési kézikönyvek, üzembe-helyezési jegyzőkönyvek, mérési lapok, stb., melyek eredeti fájl formátumban vagy szkennelt képi állományként csatolhatók a nyilvántartáshoz. Az SAP-DMS modulja pont ezen feladatok magas szintű ellátására lett megtervezve.

A nyilvántartás során a műszaki dokumentumok két kategóriába kerülnek szétosztásra, attól függően, hogy nem vagy ritkán változó (pl. manuálok), illetve rendszeresen elkészülő, frissülő anyagokról van-e szó (pl. felülvizsgálati jegyzőkönyvek). Az SAP-DMS ismert funkciói (mint egyedi azonosítás, osztályozás, verziókezelés, jogosultságok részletes szabályozása, a dokumentum aktuális státuszának nyilvántartása, stb.) teljes mértékben kihasználhatók a műszaki dokumentumok nyilvántartása során is.

A megoldás fő erőssége, hogy a különböző formátumú dokumentumok elektronikusan csatolásra kerülnek a karbantartási törzs és üzleti objektumokhoz, és formátumtól függő alkalmazásokkal jeleníthetők meg. A dokumentumok keresése nem az SAP-DMS oldalról történik, hanem a PM modul objektumai felől megközelítve, pl.: „Berendezés”, „Műszaki hely”, „Objektumháló”, „Mérési pont”, stb.

Rendelés-visszaigazolások automatizálása

A beérkező rendelések rögzítésre kerülnek az SAP-ban, majd ezekről a rendszer automatikusan generál egy visszaigazolást és az ügyfél profiljában rögzített default kommunikációs eszközön emberi beavatkozás nélkül kiküldi azt.

Az oldal feltöltés alatt. Köszönjük türelmüket!