Szállítói számlák jóváhagyása

A beérkező számlák igazoltatási folyamatának automatizálását előbb-utóbb minden vállalat kialakítja SAP környezetben, hiszen papír alapon nagyon nehézkes az igazolás, a dokumentumok esetleges többszöri továbbküldésével, különösen ha a vállalatnak több telephelye is van.
Alapvető kihívás, hogy a számlát iktató, rögzítő, a (műszaki) teljesítést igazoló, s a kifizetést engedélyező szereplők együttes, összehangolt és egymásra épülő munkájára van szükség egy-egy számla kifizetéséhez. S az is előfordulhat, hogy egy szereplő egy adott számla esetében akár több személy is lehet. Ezáltal a „manuális” jóváhagyási folyamat nagyon elhúzódhat, követhetetlenné válhat, esetleg még el is kallódhat a szállítói számla.

A jóváhagyás szempontjából nem lényegbevágó, hol történik meg a számla iktatása – SAP rendszeren belül vagy kívül –, azonban a számla (korai vagy kései) szkennésére és archiválásra a folyamat papírmentesítése és gyorsítása érdekében mindenképpen szükség van. Ezáltal a számlaképek csatolása és megjelenítése lehetővé válik a releváns SAP bizonylatokról (FI vagy MM számla) az elektronikus engedélyezési folyamat során.

A számla rögzítése előtt a könyvelő ellenőrzi, hogy tartozik-e beszerzési megrendelés (BMeg) az adott számlához. Amennyiben igen, egy MM előrögzített bizonylatot hoz létre a beszerzési megrendelés csatolásával, amennyiben nem, FI előrögzített bizonylatot hoz létre. Magasabb fokú automatizáció esetén a számla bizonyos adatai már a szkennelési folyamat során kiolvashatók és importálhatók az SAP rendszerébe, csökkentve ezzel a kézi adatbevitelt és az ebből fakadó hibalehetőségeket. A jóváhagyási folyamat az előrögzített számla mentésével indul.
MM illetve FI számla rögzítése esetén is a számla képének és adatainak összekapcsolása a számlához tartozó vonalkód alapján történik automatikusan a háttérben.
A könyvelő döntése, hogy a szervezeti szabályozásnak megfelelően (mely meghatározza, hogy mikor aláírás-köteles egy számla) elindítja-e a jóváhagyási workflow-t, hiszen ha közvetlenül lekönyveli az FI illetve MM számlát, pusztán a szkennelt számlakép automatikus hozzárendelése történik meg. Ez esetben háttérfolyamat ellenőrzi a számlaadatok egyezőségét a kapcsolódó bizonylatokkal (árubeérkezés, teljesítés igazolás) s a tolerancia határ átlépése esetén fizetési zár beállításával van lehetőség a számla blokkolására, illetve egy ellenőrzési folyamat elindítására az SAP workflow rendszerében.
A számla jóváhagyása történhet egy lépésben, a kifizetés engedélyezőjének automatikus vagy manuális kiválasztásával, illetve több lépésben is, a teljesítés igazoló vagy műszaki ellenőr bevonásával. A jóváhagyó a számla ellenőrzése után dönt a számláról: elfogadhatja, elutasíthatja vagy visszaküldheti. Ha csak részlegesen tartozik hozzá a számla, akkor a rendszer a többi jóváhagyó válaszát is figyeli, s valamennyi engedélyezését követően kerül csak vissza a számla a könyvelőhöz. Elutasítás esetén indoklást kell írnia a jóváhagyónak, melyet a könyvelő megkap. Több jóváhagyó esetén egy elutasítás is az egész számla elutasítását eredményezi. A könyvelő az elfogadott számlát könyveli, az elutasított számlát pedig visszaküldi a szállítónak, „törölve” státusszal megjelölve az SAP előrögzített bizonylatot.

Ezen komplex folyamatok megvalósításában készséggel segíti Önt a Creative 4U. Megoldásunkkal a számlák utaztatása megszűnik, a folyamat nyomon követhetővé válik, a fennakadások kiküszöbölhetők.