Szerződéskezelés és nyilvántartás

A szerződéskezelés és nyilvántartás biztosítja a szállítói szerződések előkészítési és jóváhagyási workflow folyamatának megvalósítása mellett a vállalatban már meglévő, és jövőben keletkező szerződések egységes és központi nyilvántartását. Az SAP-n belüli megoldás lehetővé teszi, hogy a szerződések teljes életciklusa során keletkező SAP bizonylatok közvetlenül kapcsolódjanak a megfelelő szerződésekhez. A szerződéskezelés illetve a nyilvántartás két különböző, de egymáshoz szorosan kapcsolódó és egymást részben átfedő működési területet jelent.

Önmagában a szerződés-nyilvántartás statikus iktatókönyv kialakítását jelenti az SAP-DMS moduljában, melyben a különböző szerződések ügyfél által definiált leíró adatai rögzítésre (nyilvántartásra) kerülnek, az eredeti dokumentumok egyidejű csatolása mellett. Ez két formában történhet: a papír alapú aláírt szerződések szkennelést (digitalizálást) és tárolást követően, míg az elektronikus formátumú dokumentumok fájlként kerülnek csatolása az SAP DMS objektumaihoz (akár párhuzamosan is). Maga a tényleges szerződés, a csatolmány az SAP-hoz integrált archiváló rendszerben kerül tárolásra.

Az SAP-DMS összetett funkcióival erőteljes megoldást kínál a dokumentumok logikai rendszerezésére. Képességei megfelelően támogatják a szerződés-nyilvántartás kialakítását is, beleértve az egyedi szerződésazonosítást, az SAP törzsadat-objektumok (pl. ügyfél, anyag, eszköz) és egyéb bizonylatok csatolását, a szerződések osztályozását különféle ismérvek alapján (pl. jogi kategóriák: megbízási, vállalkozási; mintaszerződések, stb.), dokumentum-hierarchia kialakítását (pl. keretszerződések és kapcsolódó további szerződések áttekinthető struktúrába szervezése), és széles körű keresési és listázási lehetőségeket akár a csatolt állományokban is, stb. Mindez elősegíti a szerződések bármilyen célból történő egyszerű előkereshetőségét (pl. ellenőrzések).

A szerződéskezelés túlmutat a nyilvántartáson, és biztosítja a szerződés végigvitelét és kezelését teljes életútján keresztül, a keletkezésétől mindaddig, amíg a szerződés hatályban van. A folyamat megvalósítása az SAP-DMS nyújtotta széleskörű lehetőségekkel történik, melynek meghatározott lépéseit az SAP Business Workflow támogatja. Az elektronikus szerződéskezelés a papír dokumentumokra vonatkozó, meglévő vállalati szabályzást veszi alapul és ülteti át az SAP rendszerbe, igazítva azt az újabb üzleti elvárásokhoz és a felhasználhatóság követelményeihez.

A szerződés életciklusa során számos – a dokumentumkezelésben rögzítendő, adott sorrendiségű – mérföldkő határozható meg (pl. tervezet, hatályos, megszűnt, meghiúsult, stb.). Ezt a funkciót a státuszmenedzsment teszi lehetővé. A státuszok státuszhálóba szervezhetők, biztosítva ezzel a szerződések életciklusának szabványos körülmények között történő kezelését.

A szerződés életútjának első fontos szakasza a szállító kiválasztásától az aláírásig tartó folyamat. A szerződések előkészítését és jóváhagyását az SAP Workflow eszközei támogatják, melynek keretében többszintű ellenőrzési és jóváhagyási procedúra valósítható meg. A szerződéstervezetek elektronikusan csatolódnak a nyilvántartáshoz, majd workflow lépéseken keresztül megjegyzéseket, véleményeket lehet hozzáfűzni, el lehet utasítani illetve jóvá lehet hagyni a szerződéstervezetet. A várakozó workflow-feladatról értesítő küldhető az érintett félnek. Az előkészítés és jóváhagyási procedúra során lehetőség nyílik a külső elbírálók, véleményezők szerves integrálására is (pl. jogi osztály, stb.).

A hatálybalépést követően megkezdődik a szerződés teljesítésének időszaka. Idővel a szerződések terjedelme, érvényessége, vagy bármely lényeges eleme módosulhat illetve kiterjesztésre kerülhet – mindezt a rendszer szabványos módon a dokumentumverziók kezelésével támogatja. A szerződésverziók és módosítások megvalósítása részben folyamat-meghatározás, részben ennek az SAP-DMS-ben való pontos követése. Akkor javasolt a rendszerben új verzió felvitele, amennyiben az aláírt papír-alapú szerződés módosul. A nyilvántartásba vétellel egyidejűleg csatolásra kerül az aláírt szerződésmódosítás is. A szerződések különböző verziói egymástól függetlenül kerülnek nyilvántartásra, de az eredeti dokumentum azonosítószámának megtartása biztosítja az eltérő verziók összerendelését.

A szállítói szerződések nyilvántartásának kialakításához szorosan kapcsolódhat a teljesítést igazoló dokumentumok, a beérkező számlák, vagy bármely más (a szerződésekhez kapcsolódó) dokumentum külön nyilvántartása szintén az SAP-DMS moduljában. Lehetőség van a számlák szerződések alapján történő rögzítésére, és a szerződések keretösszegeiből a már számlázott és a fennmaradó összegek folyamatosan ellenőrzésére.

Célszerű vállalat vagy vállalatcsoport szinten egységes elveken működő, teljes körű, központi szerződés-nyilvántartási koncepciót kidolgozni és megvalósítani. Ennek lényeges elemei a teljes vállalati szerződésállományra kiterjedő nyilvántartás és archiválás, a csoport szintű szerződésazonosítás, az egységes nyilvántartási adatok meghatározása, és a szerződések életciklusának szabályozott módon történő követése és kezelése. Különböző vállalati SAP rendszerek között IDOC vagy XI alapú kommunikációs megoldás szolgálhat a nyilvántartások szinkronizálására.

A szerződésekhez való hozzáférés a szervezeti hierarchiához illeszkedő, összetett jogosultsági rendszerrel szabályozható, mely minden esetben a vállalat belső előírásaira épül. Ehhez az SAP-ban létező alapvető jogosultsági rendszer továbbfejlesztésre kerül, az egyes osztályok, szervezeti egységek hozzáférési jogainak kialakításával. A rendszer megkülönbözteti csak a nyilvántartási adatokhoz, illetve a csatolt szerződésekhez való hozzáférési jogosultságokat, vagy az egyes felhasználói csoportoknak engedélyezett tevékenységeket (megjelenítés, módosítás, törlés. stb.). Különféle titkosítási szintek is megvalósíthatók, melyek révén a titkosított dokumentumokat csak meghatározott kör (pl. a legfelső vezetés) érheti el.
Az SAP riportkészítési lehetőségei biztosítják az aktív szerződésekről a kívánt kimutatások elkészítését.

A szerződés-nyilvántartási és kezelési megoldás kialakítását az ügyfél vállalati folyamatainak feltérképezése és elemzése, és részletes koncepcióterv kidolgozása előzi meg.