Eszközaktiválás

Egy vállalat által beszerzett tárgyi eszközök (gépek, berendezések, számítástechnikai eszközök, vagy akár egész ingatlanok, stb.) a beszerzéskor a számlaadatok alapján eszköznyilvántartásba kerülnek, de mindaddig befejezetlen beruházásként vannak nyilvántartva, ameddig tényleges üzembe-helyezésük meg nem történik. Innen indul ugyanis az adott tárgyi eszköz törvényben meghatározott idejű amortizációja. Míg közép-és nagyvállalati környezetben (de akár kisebb cégeknél is) egymástól távoli telephelyeken, osztályokon és részlegeken történik a különféle – igen nagyszámú – eszköz használatba vétele, addig ezek aktiválását a számvitelen belül rendszerint egy szűk csoport végzi.

A szabályoknak való megfelelés és a hatékony munkavégzés megköveteli, hogy a szétszórva elhelyezkedő „végpontok” és a számviteli csoport közötti kommunikáció és munkafolyamat automatizált, szabályozott és gördülékeny legyen. Biztosítani kell a vállalatban keletkező összes üzembe-helyezési jegyzőkönyv, aktiválási napló egy csatornába történő „bevezetését” és eljuttatását a feldolgozóhoz. A beüzemelést követően kitöltött aktiválási naplókat (melynek formátumát vállalati szabvány rögzíti, és eszköztípus függvényében lehet egy vagy több oldal terjedelmű), továbbítani kell az előírt kommunikációs eszközön (pl. e-mail) a számviteli részleg részére, ahol megfelelően kialakított SAP worklfow alapján megtörténik a feladat szétosztása az eszköz-kezelésben érintett munkatársak felé. A lekönyvelést és aktiválást követően pedig workflow gondoskodik a szükséges információkat (pl. az aktiválás ténye, iktatási szám, főkönyvszám, stb.) tartalmazó visszaigazolás eljuttatásáról a kezdeményezőhöz.

A folyamat elektronikus megszervezése által jól működő kapcsolat jön létre az egyes távoli szereplők között, az adatok és információk többé nem „keringenek” papíron a vállalatban. A dokumentumok eljuttatása gyorssá és biztonságosabbá válik, illetve a feladat elvégzésének ideje követhető és ellenőrizhető lesz.