A cégeknek továbbá egyre sokasodó előírásokat kell betartaniuk, és a megfelelőségi szabályok szigorú követelményeket támasztanak a dokumentumok kezelése, a hozzáférési jogosultságok kialakítása, az adat- és információbiztonság területén is.

Az egyre összetettebbé váló folyamatok közepette a dokumentumok kezelése mind kifinomultabb módszereket igényel. Ezen komplex feladatok megoldására nyújt nagyteljesítményű, átfogó és rugalmas megoldást az SAP Document Management System modulja. Az SAP DMS a funkciók széles választékával teljes körű dokumentumkezelést tesz lehetővé, biztosítva, hogy ugyanazon rendszert használjuk mind az SAP rendszerben, mind pedig külső rendszerekben tárolt dokumentumaink kezelésére és nyilvántartására.

A Creative 4U a dokumentumkezelés elismert szakértője. Szakmai felkészültségünk és több tucat projektből származó üzleti tudásunk a biztosítéka annak, hogy Önt a megfelelő partner segíti dokumentumkezelési folyamatainak újjászervezése és racionalizálása során, vállalata mind hatékonyabb működése és versenyképessége érdekében.

Egységes dokumentumkezelő rendszer

Az SAP DMS megoldás központi nyilvántartó rendszer kialakítását teszi lehetővé, a dokumentumok elektronikus formájának logikai rendszerezése által. Biztosítja azt az egységes kezelési felületet, ahol a dokumentumokat és azok leíró adatait rögzítik a tényleges dokumentumok csatolásával együtt. A DMS nem fizikailag tárolja a dokumentumokat (ez külső rendszerben vagy archívumban történik), hanem azok adminisztratív, státusz és kiegészítő adatait, hierarchiáját és elérhetőségi módját tárolja. A papír alapú dokumentumok szkenneléssel „vihetők be” a rendszerbe és csatolhatók az egyes DMS elemekhez.

A DMS modul szervesen integrálódik az SAP rendszerébe, megteremtve ezáltal a létrehozott rekordok összekapcsolásának lehetőségét az SAP-n belüli belső bizonylatokkal és objektumokkal. Az archív rendszerben tárolt digitalizált állományokhoz a DMS modul a szabványos SAP archív interfészen (SAP ArchiveLink) keresztül kapcsolódik. Az SAP rendszeren kívüli egyéb szöveges és képi állományok szintén hozzácsatolhatók a dokumentumok leíró adataihoz bármely fájlszerverről. Hasonlóan az SAP többi alkalmazásához, kifinomult jogosultsági rendszeren keresztül lehet szabályozni a dokumentumokhoz való hozzáférést. A dokumentumok életciklusa követhető, kezelésük a workflow rendszer alkalmazásával is támogatható.

Tulajdonságok és funkciók

A DMS a dokumentumkezelési funkciók széles skáláját nyújtja, mint:

• Lehetőség a SAP törzsadat-objektumainak (pl. szállító, vevő, anyag, eszköz) és egyéb bizonylatoknak (pl. megrendelések, számviteli bizonylatok) a csatolására

• A dokumentum-azonosítók egyedi igényekre szabott kialakítása

• A dokumentumok osztályozása (típusonként eltérő funkcionalitással)

• Verzió- és revíziókezelés a dokumentumok változásainak követésére

• Módosításszolgálat Workflow támogatással

• Státuszmenedzsment: a dokumentumok életciklusának végigkísérésére

• Dokumentum-hierarchia kialakítása

• Sokrétű keresési és listázási lehetőségek

• Összetett jogosultsági rendszer

• SAP Workflow kialakítás a dokumentumkezelés támogatására

A dokumentumkezelés alkalmazási területei

• Néhány példa az önállóan működő DMS területekre:
  • ISO szabvány szerinti dokumentumok kezelése
  • Szerződések, teljesítés igazolások nyilvántartása, megrendelések, számlák kezelése
  • Iktatási rend kialakítása (levelek, ügyfélszolgálati anyagok)
  • Vállalati működési szabályzatok kezelése (utasítások, szabályzatok), stb.

• Néhány példa DMS és más SAP modulok integrált működési területére:
  • PM objektumokhoz kacsolódó műszaki dokumentumok kezelése (felhasználói kézikönyvek, gépkönyvek, formanyomtatványok, műszaki rajzok, stb.)
  • HR objektumokhoz kacsolódó dokumentumok kezelése (dolgozói fénykép, önéletrajz, bizonyítvány másolatok, munkaszerződés, egyéb munkavállalói iratok, stb.)
  •  MM objektumokhoz kacsolódás (anyagleírás, műszaki rajz, tervrajz, stb.)
  • PS modulhoz kapcsolódó projektdokumentumok tárolása, kezelése, stb.

 Megkülönböztető előnyök

A dokumentumkezelő rendszer bármikor rugalmasan bővíthető és a vállalat teljes szervezetére kiterjeszthető, így a dokumentumok kezelése, ellenőrzése minden érintett számára biztosítható. Ezzel megteremthető a teljes körű vállalati dokumentumkezelés.

Az egységes megoldás révén minden dokumentum egyetlen felületen elérhető, áttekinthető és menedzselhető. A jogosult munkatársak könnyebben és gyorsabban jutnak hozzá az információkhoz, elkerülhetők a redundáns, nem konzisztens adatok vagy az esetleges adatvesztés. Többé már nem szükséges órákat tölteni a legutóbbi szerződés-verzió, a legfrissebb műszaki dokumentáció előkeresésével.