A cégeknek továbbá egyre sokasodó előírásokat kell betartaniuk, és a megfelelőségi szabályok szigorú követelményeket támasztanak a dokumentumok kezelése, a hozzáférési jogosultságok kialakítása, az adat- és információbiztonság területén is.

Az egyre összetettebbé váló folyamatok közepette a dokumentumok kezelése mind kifinomultabb módszereket igényel. Ezen komplex feladatok megoldására nyújt nagyteljesítményű, átfogó és rugalmas megoldást az SAP Document Management System modulja. Az SAP DMS a funkciók széles választékával teljes körű dokumentumkezelést tesz lehetővé, biztosítva, hogy ugyanazon rendszert használjuk mind az SAP rendszerben, mind pedig külső rendszerekben tárolt dokumentumaink kezelésére és nyilvántartására.

A Creative 4U a dokumentumkezelés elismert szakértője. Szakmai felkészültségünk és több tucat projektből származó üzleti tudásunk a biztosítéka annak, hogy Önt a megfelelő partner segíti dokumentumkezelési folyamatainak újjászervezése és racionalizálása során, vállalata mind hatékonyabb működése és versenyképessége érdekében.

Egységes dokumentumkezelő rendszer

Az SAP DMS megoldás központi nyilvántartó rendszer kialakítását teszi lehetővé, a dokumentumok elektronikus formájának logikai rendszerezése által. Biztosítja azt az egységes kezelési felületet, ahol a dokumentumokat és azok leíró adatait rögzítik a tényleges dokumentumok csatolásával együtt. A DMS nem fizikailag tárolja a dokumentumokat (ez külső rendszerben vagy archívumban történik), hanem azok adminisztratív, státusz és kiegészítő adatait, hierarchiáját és elérhetőségi módját tárolja. A papír alapú dokumentumok szkenneléssel „vihetők be” a rendszerbe és csatolhatók az egyes DMS elemekhez.

A DMS modul szervesen integrálódik az SAP rendszerébe, megteremtve ezáltal a létrehozott rekordok összekapcsolásának lehetőségét az SAP-n belüli belső bizonylatokkal és objektumokkal. Az archív rendszerben tárolt digitalizált állományokhoz a DMS modul a szabványos SAP archív interfészen (SAP ArchiveLink) keresztül kapcsolódik. Az SAP rendszeren kívüli egyéb szöveges és képi állományok szintén hozzácsatolhatók a dokumentumok leíró adataihoz bármely fájlszerverről. Hasonlóan az SAP többi alkalmazásához, kifinomult jogosultsági rendszeren keresztül lehet szabályozni a dokumentumokhoz való hozzáférést. A dokumentumok életciklusa követhető, kezelésük a workflow rendszer alkalmazásával is támogatható.