A vállalat 2000-ben döntött az SAP vállalatirányítási megoldásának alkalmazása mellett. Ma kb. 50 felhasználó alkalmazza napi munkafolyamatainak támogatására.

Növekvő üzlet – elburjánzó dokumentumok

A sikeres üzleti modell és a sokrétű piaci igényeket kielégítő szolgáltatás-portfolió gyors bővülést eredményezett. Az így megnövekedett ügyfélkör azzal járt, hogy jelentősen emelkedett az értékesítéshez, valamint a beszerzéshez kapcsolódó adminisztráció és az üzleti partnerekkel zajló kommunikáció. Egyre inkább előtérbe került a levelek (pl. reklamáció, lemondás), belső igénylések (beszerzési megrendelési igény - BMig), dokumentumok (szerződések, számla) kezelésének problematikája.

A vállalat budapesti és három vidéki telephelyére naponta száznál is több üzleti levél érkezik, melyek több száz oldalnyi feldolgozandó dokumentumot jelentenek. Korábban ezen bejövő dokumentumokat az érkezésük helyén iktatták, majd újból postára adva a nagykanizsai központi titkárságra küldték. Itt a helyi levelekkel együtt megismétlődött a dokumentumok iktatása, majd manuális szétosztása az érintett felelős vagy szervezet számára. A folyamat nem csak időigényes és meglehetősen költséges volt, de az egységes nyilvántartás, az elektronikus feldolgozás és a követhetőség hiánya sem szolgálta megfelelően a növekvő üzlet információigényét és dinamikáját. A helyzetet nehezítette, hogy a vállalatokban elkészített, külső partnereknek küldött dokumentumok elektronikus kezelésére sem létezett egységes elv.

Egységes központi elektronikus dokumentumkezelés SAP-ban

A fejlesztés célja komplex, az ELMIB Csoport hazai tagvállalatainak nagykanizsai központjára és mindhárom telephelyére kiterjedő dokumentum-nyilvántartási és -kezelési koncepció kidolgozása, és a teljes megoldás egységes informatikai infrastruktúrára épülő megvalósítása volt.

A fölösleges levél-továbbítás elkerülése érdekében a beérkező dokumentumokat közvetlenül a fogadásuk helyszínén azonosítják (vonalkód) és szkennelik. Az egységes logikával kialakított azonosító – melynek adott karakterei megjelölik a fogadó vállalatot és telephelyet – az SAP rendszerben iktatószámként is szolgál.

A három vállalatra kiterjedő elektronikus iktatókönyvet egységesen valósítottuk meg az SAP-DMS moduljában, ahol valamennyi beérkező és kimenő üzleti levél elektronikus iktatása megtörténik. A rendszer megkülönbözteti az eltérő típusú dokumentumokat és a róluk rögzítendő adatokat, különös figyelemmel a bejövő számlákra, szerződésekre, valamint az egyéb bejövő és kimenő levelekre. Az iktatókönyv használja az SAP törzsadatait, pl. a vevő és szállító törzsadatokat mint feladó és címzett. A papíralapú dokumentumokat – a szkennelést és digitalizálást követően - immár elektronikus formában csatolják az egyes iktatási rekordokhoz, ahogyan az eleve elektronikusan létező fájlokat is mellékelik. Hosszú távú tárolásukra az SAP Content Server alkalmazása szolgál. A dokumentumok elérhetősége az SAP-n belül egyrészt az iktató rendszerből, illetve más SAP bizonylatokról történik (pl. szkennelt számlaképek megtekintése a releváns MM/FI számlabizonylatról).

A BMig-ek valamint bejövő számlák összetett jóváhagyási folyamata az SAP workflow által valósult meg. A szerződések iktatása és nyilvántartása egyedi igények szerint, kiegészítő funkciókkal történt. Az egyéb dokumentumok feldolgozása és követése a vállalaton belül workflow-val, illetve e-mail értesítésekkel támogatott (pl. felelős emlékeztetése). A dokumentumok keresése, listázása biztosított, a hozzáférések szabályozása az SAP jogosultságrendszerének továbbfejlesztésével történt.

A Creative 4U szakmai tevékenysége magába foglalta a dokumentum-feldolgozás (szkennerek és szoftver) üzembe-helyezését és beállítását, az archiváló rendszer (Content Server) megvalósítását és a teljes megoldás kialakítását az SAP rendszerében, továbbá tesztelést, kulcsrakész átadást, támogatást és a kiemelt felhasználók oktatását is.

Eredményesebb működés, tervek a jövőre

Az SAP központi dokumentumkezelésének bevezetése előtt rengeteg többlet energiát emésztett fel a megnövekedett számú levelek, számlák, reklamációk kezelése és nyomon követése, és nehezítette a tagvállalatok közötti ügyintézést is. Az elektronikus feldolgozással egyszerűbbé, átláthatóvá, követhetővé vált a különféle dokumentumok kezelése, mely nagyban megkönnyítette az adminisztrációban résztvevő kollégák munkáját és jelentős költségmegtakarításokat eredményezett.

Az elért eredmények és működésbeli hatékonyság-növekedés meggyőzte a vállalati vezetőket a megoldás sikerességéről, és az ELMIB tervezi a megoldás kiterjesztését további tagvállalataira is.